الحلول · أتمتة العمل المؤسسي
حين لا يتحدث نظامان، يصبح الموظف هو الذي ينقل بينهما.
يحدّث الوكيل السجل ويجهّز المستند في أنظمة شركتك القائمة، بالصلاحيات المحدّدة له وحدها، ويُسجَّل كل ما يفعله.
القرار في نظام، والطلب في نظام آخر
يعمل الوكيل بينهما، ولا يصل إلا إلى ما تسمح به شركتك في كل نظام.
سجلّ العميل (CRM)
يقرأ الوكيل تاريخ العميل قبل أن يرد أو يتصرف، ويحدّث السجل بما جرى، فلا يعيد الفريق كتابة ما قيل.
تخطيط موارد المؤسسة (ERP)
يستطيع الوكيل أن يتحقّق من حالة طلب أو مخزون، وأن يجهّز القيد الذي ينتظر اعتماد صاحبه، ضمن الأدوات التي تُحدَّد له.
المستندات
يستخرج الوكيل من المستند ما تحتاجه الخطوة التالية، أو يجهّز مسودة تُراجَع قبل أن تخرج.
التقارير
يجمع الوكيل مدخلات التقرير من مصادرها في موعدها ويجهّز مسودته، ويبقى تفسيره عند من يقرؤه.
الموافقات
يجمع الوكيل ما يحتاجه صاحب القرار ويضع الطلب أمامه، ولا يوافق نيابةً عن أحد.
طلبات الشراء الداخلية
من الطلب إلى الاعتماد إلى أمر الشراء، يتابع الوكيل الطلب بين الأقسام، فلا يتوقّف عند مكتب أحد دون أن يُعرف أين هو.
ما يجري بين الحدث والتسليم
يبدأ الوكيل حين يصل طلب جديد أو يحين موعد مجدول. ينفّذ الخطوات بالأدوات التي فُتحت له، ويتوقف عند كل موافقة اشترطتها الشركة. وما يتجاوز حدوده يصل إلى شخص، ومعه ما جرى.
من يقرّر، وما الذي يُسجَّل
الأتمتة هنا لا تُغني عن المسؤول. يوافق الشخص حيث يلزم الحكم، ويسجّل النظام ما جرى ومن فعله.
موافقة بشرية
تحدّد الشركة الخطوات التي لا تُنفَّذ إلا بموافقة، ومن يملك كل موافقة. وحتى تصدر، تبقى الخطوة معلّقة.
التصعيد إلى شخص
ما يخرج عن القواعد يذهب إلى الموظف المعني ومعه ما جرى حتى تلك اللحظة، فلا يبدأ من الصفر.
سجلّ تدقيق
كل إجراء قام به الوكيل يُسجَّل: ماذا فعل، وفي أي نظام، ولأي مهمة. ويمكن مراجعته لاحقًا.
أدوار وصلاحيات محدّدة
لا يرى الوكيل من الأنظمة إلا ما فُتح له. وتعديل صلاحياته أو إيقافه مسؤولية دور محدّد في الشركة، لا أي مستخدم.
طريقان للتنفيذ
يمكن أن يعمل الوكيل على منصة شيبا للمؤسسات، أو داخل نظام مخصّص يُبنى لسير عمل واحد. والاختيار بينهما يُحسم عند تحديد النطاق.
منصة شيبا للمؤسسات
بيئة مؤسسية واحدة يعمل فيها الوكلاء بأدوار وسجل تدقيق ولوحة إدارة، إلى جانب معرفة المؤسسة. والدخول يبدأ بتقييم، ويُتّفق على شكل النشر عند تحديد النطاق.
أنظمة ذكاء اصطناعي مخصّصة
نظام يُبنى حول سير عمل لا يناسبه منتج جاهز، بالتقنية والمعايير وانضباط التنفيذ التي تُبنى بها منتجات شيبا. ويمكن تشغيله في مقرّ شركتك.
يتشارك الطريقان المعايير والمكوّنات، لكن النظام المخصّص لا يُبنى على المنصة.
ما نحتاج أن نعرفه قبل البدء
نبدأ تحديد النطاق من إجاباتك عن هذه الأسئلة:
- العملية التي تريد تحسينها، وأين تتوقّف اليوم.
- الأنظمة التي تمرّ بها، بفئاتها: سجل العملاء، أو المستندات، أو غيرها.
- من يوافق على كل خطوة، ومن تُصعَّد إليه الاستثناءات.
- حدود الوصول والبيانات: ما يجوز للوكيل أن يقرأه، وما لا يجوز أن يلمسه.
الأسئلة الشائعة
أسئلة تسبق اختيار العملية
أي عملية ما زالت تُنقل باليد بين نظامين؟
نقرأ العملية معك قبل أن نقترح أي وكيل.
ناقش معنا حالة الاستخدام