طبقة المعرفة المؤسسية
الجواب مكتوب في مكان ما، ومن يحق له أن يراه لم يجده في وقته.
تُدخل طبقة المعرفة المؤسسية مستندات المؤسسة وسجلاتها، ثم تجيب منها لحظة طرح السؤال. وما لا يحق للسائل رؤيته لا تستند إليه الإجابة أصلًا.
كيف تصل المعرفة إلى السؤال
الصلاحيات لا تُضاف في النهاية؛ فهي تبقى مرتبطة بالمعرفة منذ دخولها.
- 1
تدخل المستندات والسجلات
تُجمع المستندات والسجلات من الأماكن التي تُحفظ فيها اليوم، وتُفهرس بحيث يمكن الوصول إلى أي مقطع منها.
- 2
يُسترجع ما يخصّ السؤال
عند السؤال، يبحث النظام عن المقاطع المتصلة به ويبني الإجابة منها، وهو ما يُعرف بالتوليد المعزّز بالاسترجاع (RAG). ويمكن الرجوع إلى المصادر التي استندت إليها.
- 3
إجابة بحدود صلاحية السائل
لا تستند الإجابة إلى مستند لا يحق للسائل فتحه، ولذلك قد يسأل شخصان سؤالًا واحدًا فيحصلان على إجابتين مختلفتين.
من أين تأتي المعرفة
أسماء الأنظمة تختلف من مؤسسة إلى أخرى، ولهذا نصف الموصِّلات هنا بفئة النظام لا باسم المنتج.
مخازن المستندات والملفات المشتركة
حيث تُحفظ السياسات والأدلة الداخلية، وحيث يبحث الموظف عادةً أولًا.
أنظمة السجلات التشغيلية
سجلات العملاء والطلبات والعمليات، حين تحتاج الإجابة إلى حالة قائمة لا إلى نص مكتوب.
التواصل الداخلي وأنظمة الطلبات
هنا تُحلّ المشكلة مرة، ثم يُسأل عنها من جديد، وجوابها الأول ما زال محفوظًا.
قواعد المعرفة والبوابات الداخلية
ما كتبته الفرق ليُرجَع إليه، ويبقى في مكانه حين يُطرح السؤال في مكان آخر.
أي الأنظمة يُربط، وكيف يُربط، يُتفق عليه مع المؤسسة عند تحديد النطاق.
الصلاحيات والسجل
الإجابة تتبع الدور
لا يصل مستند خاص بفريق إلى إجابة يتلقّاها فريق آخر، لأن الصلاحيات تُحدَّد بالأدوار ومساحات العمل.
سجلّ لكل سؤال
يُسجَّل من سأل، ومتى، وما المصادر التي استندت إليها الإجابة، فتمكن مراجعة أي إجابة بعد صدورها.
الإدارة والاحتفاظ والتصدير
يدير المسؤول المصادر المتصلة ومستخدميها من مكان واحد. أما مدة الاحتفاظ بالسجلات وتصديرها، فتتبع سياسة المؤسسة.
الصلاحيات تختلف بين شخص وآخر، ولهذا قد يُجاب عن السؤال نفسه بإجابتين مختلفتين.
الأسئلة الشائعة
قبل أن تُدخلوا معرفتكم
ما السؤال الذي لا يجد موظفوك جوابه في وقته؟
أخبرنا أين تُحفظ إجابته اليوم، ومن لا يحق له أن يراها.
ناقش معنا حالة الاستخدام